Tahun 2020 merupakan tahun yang berbeda dibanding sebelum-sebelumnya, tahun 2020 seluruh dunia menghadapi bahaya dan dampak dari pandemi Covid-19, yang telah menelan korban tidak hanya jiwa, tetapi juga ekonomi. Kami termasuk salah satunya, selain ketidakjelasan kontrak, kami yang terbiasa bekerja berkumpul (walau perusahaan IT), terpaksa harus WFH sesuai dengan aturan pemerintah.

Masuk masa-masa WFH, terasa sedikit penurunan performa dari tim, bukan karena malas, tapi lebih ke adaptasi pola komunikasi, ditambah aspek jenuh sendirian yang sebelumnya tim bisa berkumpul, bercanda, diskusi intens, sekarang segala sesuatunya menjadi terbatas. Mulai terasa delay ketika saya bertanya atau ingin menerima laporan, karena pola top down dimana saya akan tanya satu per satu, sehingga rasanya waktu terhabiskan hanya untuk koordinasi. Dari sana saya coba metode baru, setiap pagi tim mengirim to do list harian di telegram, lalu di sore hari melaporkan progressnya, yesss, lumayan, tapi setelah beberapa hari, saya mulai kesulitan men-trace apa yang sedang dikerjakan, ditambah kami kesulitan ketika klien ingin laporan kegiatan pekerjaan, saya harus mengumpulkan data dari setiap orang, memilah, meng-compile, lalu mengirimkan, dan itu cukup menyita waktu.

Dari sana kami berfikir sudah saatnya menggunakan tools seperti Trello atau yang lainnya, yang entah mengapa di kami itu sulit untuk berjalan, secara pribadi saya juga sulit gunakan untuk monitoring harian. Dan ujung-ujungnya kami alih-alih pakai yang sudah ada, lebih memilih membuat tools sederhana yang sesuai dengan kebutuhan kami, yaitu pencatatan pekerjaan dan monitoring harian. Saat itu saya cuma butuh tools yang bisa menyimpan rincian pekerjaan, lalu dari daftar pekerjaan tersebut kami bisa rencanakan mana kegiatan untuk hari ini, lalu saya bisa melihat perkembangan dan status setiap pekerjaan dari yang sudah direncanakan, dan yang terakhir, tools tersebut harus hidup, artinya kami harus bisa berkomunikasi per setiap pekerjaan. Sederhananya, kami berusaha men-digitalkan apa yang biasa dilakukan via telegram. Dan dari itulah, lahir ARANEO. Araneo, dari bahasa Latin yang bermakna sarang laba-laba, memiliki filosofi bahwa semakin cepat ter-update, makin cepat cepat juga bertindak, sehingga waktu tunggu semakin berkurang, dan produktivitas semakin meningkat, seperti halnya laba-laba yang langsung tahu ketika ada getaran kecil di ujung jaringnya.

Penggunaan Araneo

Fase awal, kami mulai definisikan semua pekerjaan yang sudah dan akan dikerjakan, biasanya saya buat dari Microsoft Project lalu di detilkan dimasukkan ke Araneo untuk tracking hariannya. Setelah selesai, kami mulai masukkan pada saat Zoom Meeting pagi hari, kami bahas mana-mana pekerjaan yang akan dikerjakan hari ini. Kemudian saya minta tim untuk langsung update ketika mereka selesai atau ada update sesuatu, dan mulailah saya pantau, dan tebak apa yang terjadi?? Alih-alih saya tanya progress satu per satu, saya cukup lihat di monitoring harian, saya bisa langsung tahu semua status dan perkembangan, koordinasi yang biasa saya lakukan cukup lama, langsung terpangkas jauh, cukup beberapa menit saja untuk tahu posisi progress semua pekerjaan, dan itu bisa saya lakukan sambil rebahan (akses dari HP maksudnya), dari yang awalnya top down, menjadi bottom up, dan awal-awal saya langsung kebingungan dengan waktu yang tersisa. Kemudian di zoom meeting sore hari, kami cukup tayangkan (share screen) Araneo, kami lakukan evaluasi sedikit, tidak perlu lagi ditanya-tanya karena tim sudah mengupdate terlebih dahulu, lebih ke mengevaluasi hasil pekerjaan saja. Setelah excited dengan peningkatan performa tim, dan mudahnya melakukan koordinasi, saya menjadi memilki lebih banyak waktu untuk meng-explore kegiatan lain.

Lalu bagaimana dengan anggota tim?? Apakah merasakan hal yang sama? Di suatu sore saya tanyakan itu ke mereka, jawabnya cukup mengejutkan, tim sendiri merasa mereka lebih tertata, tidak scattered, dokumen-dokumen terkumpul, catatan tersimpan, progress ter trace, dan tidak lost focus. Niceee..., lebih baik bahkan dari sebelum ada WFH. Pernah ada kejadian klien meminta laporan seperti yang sudah diceritakan sebelumnya, tebak apa yang terjadi? Ya saya cukup pilih projectnya, pilih periode, voilaaaa, laporan langsung muncul sekejap, export, dan kirim, makin senang rasanya.

Dari sana kami terus mengembangkan Araneo, apa yang tidak nyaman kami perbaiki, apa yang kami butuhkan ya kami buat, mulai dari notifikasi, fitur komentar, laporan, dan fitur watcher agar kami tidak perlu repot-repot export dan kirim, biar klien kami pantau langsung.

Araneo.app

Seiring dengan waktu, saking senang dan terbantunya kami dengan Araneo, saya mulai share ke rekan-rekan, dan usulan dari mereka, mengapa tidak dibuat publik, agar orang lain bisa pakai, kalau kami saja bisa terbantu, mungkin orang lain pun akan terbantu juga. Dari situlah kami mulai buat landing page, dan fitur-fitur untuk publik lainnya, kami beli domain, sewa server, langganan email, dan seterusnya, kami ingin berbagi apa yang menurut kami berguna. Soal harga bagaimana?? Kami gratiskan, tidak terfikir untuk membuat Araneo sebagai produk berbayar di tengah dunia sedang berada dalam cobaan, justru kami berharap Araneo ini bisa membantu perusahaan-perusahaan yang sedang berjuang bertahan untuk tetap produktif seperti yang kami rasakan.

Lalu bagaimana dengan biaya operasional? Bukannya tinggi? Ya betul memang ada biaya operasional yang keluar, seperti server, domain, email, tapi itu masih bisa kami cover karena kami pun masih ada projek, dan untuk menekan biaya, memang kami hilangkan faktor yang cukup besar yaitu space, imbasnya memang Araneo tidak menyimpan dokumen pengguna, tapi hanya menyimpan link dari storage cloud yang digunakan, karena sekali Araneo menyimpan file di server, maka dalam sekejap server akan penuh dan tentunya akan kontradiktif dengan tujuan Araneo itu sendiri.

Lalu bagaimana jika user merasa repot untuk kerja 2 kali? Ya memang ada banyak masukan perihal itu, mereka tidak keberatan untuk membayar, namun di satu sisi kami tetap ingin Araneo ini menjadi platform gratis seperti facebook, instagram, atau youtube. Oleh karena itu agar Araneo tetap gratis, kami tidak mengubah sedikitpun di Araneo, tetapi lebih memberikan fasilitas tambahan yaitu upload file langsung ke Amazon S3 bagi yang membutuhkan, yang tentunya ada imbas di biaya karena kami pun harus mengeluarkan biaya lebih.

Tips dan Trik Tetap Produktif

Tips dan trik di bawah ini tentunya berdasar pengalaman kami, bisa sesuai bisa juga tidak dengan kebutuhan setiap orang, kami hanya berbagi apa yang kami jalani yaitu:

Jam Kerja Yang Jelas dan Terbatas

Sering kali WFH malah menjadikan orang bekerja melebihi dari biasanya, karena tidak ada jam mulai dan selesai, sampai target yang tidak realistis, sehingga sering kali malah bekerja dari pagi sampai malam, yang akhirnya menyebabkan kontra produktif, dan buruknya lagi menyebabkan sakit. Di Garuda Tekno, kami mulai jam 8 teng dan selesai jam 5 teng, dari Senin sampai Jumat, jika libur kami ikutan libur. Kami jaga ritme, disiplin dengan waktu, karena kami tahu justru pada saat pandemi ini kita harus berada dalam kondisi paling vit.

Awali dan Akhiri

Pada saat WFH tentunya tidak ada bel masuk kerja (di kantor juga tidak ada sih), tetap kami awali pagi dengan check in dan briefing untuk membahas rencana pekerjaan, dan di sore hari kami akhiri dengan rapat evaluasi, sambil diselipi gosip-gosip terkini, dengan cara seperti ini maka komunikasi antar tim tetap terjaga, karena menurut kami akan sangat bahaya sekali orang bekerja di rumah tanpa pengawasan atau tanpa bertemu dengan koleganya, tidak hanya pekerjaan yang tidak termonitor, tetapi jenuh juga akan cepat menyergap, 1 hari tidak masalah, 1 minggu mungkin masih ok, tetapi dalam jangka waktu lama, ditakutkan akan muncul rasa terpenjara dan stres melanda, walhasil imun tubuh turun dan kita menjadi rentan tidak hanya dengan Covid-19, tapi juga penyakit lainnya.

Realtime Update

Seringkali pekerjaan kita bergantung ke pekerjaan orang lain, di kantor tidak masalah, namun ketika WFH, jika orang lupa lapor kalau pekerjaan dia sudah selesai, tentunya akan ada jeda waktu tunggu bagi orang lain yang menunggu hasil pekerjaan dia, dan sebaliknya dan seterusnya, ujung-ujungnya efek bola salju, pekerjaan yang di kantor cukup 2 hari, selama WFH menjadi 1 minggu. Di Garuda Tekno, setiap ada update apapun, akan langsung di update di Araneo, karena di Araneo konsepnya job team, atau bahasa kerennya Satgas, maka setiap anggota tim dalam pekerjaan itu akan langsung ter-update, cepat ter-update maka cepat bergerak, dan seterusnya dan seterusnya, walhasil target tetap terjaga, adapun penurunan mungkin lebih ke faktor bahasa tulisan yang sering bermakna ganda ketimbang berbicara langsung.

Penutup

Demikian tips dan trik tetap produktif selama pandemi yang sangat singkat dari kami, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa itu murni pengalaman kami yang hanya ingin berbagi, jika bermanfaat silahkan sebarkan, jika tidak silahkan beri masukan.