Artikel ini dibuat untuk memudahkan gambaran bagaimana penggunaan Araneo di lingkungan pekerjaan, sesuai permintaan dari beberapa rekan karena cukup kesulitan membaca panduan pdf, mungkin nanti kami buatkan panduan yang lebih sederhananya :)

Untuk memudahkan, dengan asumsi bahwa sebelumnya sudah setup organisasi dan tim, kita coba buat skenario pekerjaan pengadaan perangkat keras di suatu klien, sebut saja namanya Bunga, eh salah, kita namakan saja PT. XYZ. Mari kita mulai:

Buat Perencanaan

Untuk memudahkan, mari kita gunakan tools semacam microsoft project untuk melakukan perencanaan, tidak perlu detil karena detilnya akan ada di Araneo. Atau jika anda sudah sangat hapal di luar kepala apa to do list nya, tahapan ini bisa dilewati.

Buat Data Klien

Tahap ini bisa dilakukan atau bisa juga tidak, jiga kegiatan internal tentunya tidak perlu, tetapi jika projek ini untuk klien, silahkan buat dulu di menu Klien atau Grup.

Buat Pekerjaan

Selanjutnya mulai buat data pekerjaan di menu Pekerjaan, isi nama seperti Pengadaan Perangkat Keras di PT XYZ, pilih PT. XYZ di pilihan nama klien, dan isi data lainnya, lalu pilih orang-orang yang akan terlibat di pekerjaan ini.

Buat Sub Pekerjaan

Terkadang untuk memilah-milah kegiatan agar tidak campur aduk, perlu adanya pengelompokkan kegiatan, pada contoh di atas mari kita buat sub pekerjaan:

• Kontrak
• Pembelian Barang
• Pengiriman Barang
• Pemasangan
• BAST
• Penagihan

Oya pastikan isi data secara akurat, dan tentukan anggota tim di masing-masing pekerjaan.

Buat Penugasan

And the fun begin, mulai lah masukkan tugas-tugas yang sudah direncanakan sebelumnya, pilih orang yang ditugaskan, atur dead line nya, isi pengarahan di kolom detail, dan seterusnya, atau jika anda tidak cukup waktu, biarkan anggota tim anda yang melaporkan tugas-tugasnya, tentunya sesuai arahan anda. Sebagai contoh, di sub pekerjaan pembelian, ada 3 item barang yang dibeli dari tempat yang berbeda, maka anda buat 3 penugasan bisa ke orang yang sama atau berbeda, isikan di kolom detil spesifikasi yang dibutuhkan, dan tentukan deadline. Jangan khawatir soal update ke tim anda, karena Araneo akan mengirimkan notifikasi otomatis yang akan masuk ke inbox tim anda.

Buat Rencana Harian

Setelah semua terdefinisi, paling tidak dari yang anda rencanakan, buat rencana harian agar mudah memonitor, masuk ke menu rencana harian, di sisi kiri akan tampil semua pekerjaan yang statusnya masih berjalan. Anda bisa pilih atau tim anda sendiri yang menentukan mana tugas-tugas yang akan dikerjakan hari ini, cukup pilih tugasnya dan pilih action pindahkan ke kegiatan hari ini, yang secara otomatis akan masuk ke tab Antrian di menu Monitoring Harian.

Monitoring Harian

Dan disinilah kolaborasi mulai terjadi, sebagai contoh jika barang sudah sukses dibeli, maka PIC akan langsung melaporkan di Araneo, dan seketika semua tim yang terlibat akan tahu melalui notifikasi yang dikirimkan. Pimpinan pun bisa memantau projek secara keseluruhan dengan cepat dan akurat. Contoh lain, tim Penagihan melapor bahwa ada kendala di suatu item tugas, maka tim lain atau pimpinan akan langsung tahu dan bisa memberikan feedback di menu komentar. Dari semua tugas yang direncanakan, selalu update jika tugas selesai dikerjakan atau ada perkembangan, dengan demikian pimpinan akan tahu posisi status pekerjaan, mana yang sudah selesai, mana yang belum, apa kendalanya, dan mungkin mengecek lampiran pekerjaan.

Kesimpulan

Dari contoh di atas, terlihat bagaimana Araneo berguna untuk mencatat, merencanakan, melaporkan, memonitor, dan berkolaborasi antar tim, tentunya studi kasus ini sangat sederhana, tapi Araneo memang dirancang se general mungkin agar bisa digunakan di segala bidang.

Jika anda punya studi kasus yang ingin dibagi ke khalayak umum, silahkan bagikan di menu blog anda, yang akan kami review dan tayangkan jika sudah sesuai dengan persyaratan. Agar pengguna lain turut terbantu dan merasakan manfaat dari Araneo.